Seplan: Novo SEI promoverá integração e agilidade entre processos da esfera municipal
O projeto faz parte do Processo Eletrônico Nacional (PEN), que busca disponibilizar e unificar as informações em tempo real, tornando-se o meio principal de tramitação de documentos, eliminando o uso do papel.
Desde 1º agosto de 2023, o Sistema Integrado de Informações (SEI) é utilizado como principal meio de gestão de documentos e processos eletrônicos nas Unidades da Administração Pública da Prefeitura de Marabá. A nova tecnologia estabelecida por meio do Decreto Municipal nº 397, de 1º de agosto de 2023, está em processo de adaptação, implantação e migração pelos setores administrativos das Secretarias.
A Secretaria Municipal de Planejamento (Seplan), que está à frente do processo, trabalha por meio da comissão organizadora do SEI, na implementação, capacitação, treinamento e suporte ao usuário.
“É uma mudança de cultura, porque estamos acostumados com processos e documentos físicos. Nosso objetivo com a implantação desse sistema é eliminar em mais de 95% a tramitação em papel dentro do governo, o que chamamos de “Papel Zero”. O sistema possui uma interface amigável e com práticas inovadoras de trabalho. Os servidores públicos que já estão utilizando o SEI não querem retroceder, pelo contrário, querem avançar mais ainda, além de se tornarem nossos agentes de transformação nessa mudança que vai ser de extrema importância para todos nós”, ressalta o Secretário de Planejamento, Karan El Hajar.
Segundo o titular, o SEI veio para otimizar todos os tipos de processos, mas para que ele fosse implementado no município, foi necessário melhorar a infraestrutura de Tecnologia da Informação (TI), com ampliação em equipamentos que pudessem recepcionar o Sistema, localizados na sede da Seplan.
“Fizemos um investimento alto em equipamentos, como servidores para armazenamento de dados, storage, entre outros necessarios para recepcionar esse sistema – SEI, como também os sistemas de tributos, Folha de Pagamento, e-sus e contabilidade. Isso só está sendo possível graças ao apoio do nosso gestor municipal, que entendeu a importância da implantação do SEI dentro do nosso município.”
De acordo com Lucas Macedo, assessor da Diretoria de Governança da Seplan, a necessidade de implantação do SEI se deu a partir das novas regras para a realização dos processos licitatórios, que desde 2022 obrigaram a utilização de meios eletrônicos para tramitar qualquer licitação.
“Como tínhamos essa necessidade de ter um sistema para nos enquadrarmos às novas regras de Licitação, tivemos que procurar uma plataforma a ser utilizada, mas todas eram de um custo elevado, mas quando vimos a possibilidade de utilizarmos um sistema do Governo Federal e que já havia um acordo de cooperação técnica para que ele fosse implantado aqui, logo fizemos a adesão da plataforma, que foi bastante aceita pelos servidores”, explica o assessor.
O SEI foi inicialmente utilizado para as licitações, sendo estendido posteriormente para vários outros processos como envio de ofícios entre as Secretarias, frequência, folha de pagamento, solicitação de férias, licença-prêmio, licença-maternidade, licença-saúde, etc. A plataforma é totalmente web e funciona a partir de um acesso individual, onde o usuário, que precisa ser servidor público, deve criar o login e senha para utilizar as funcionalidades do site. Atualmente, 850 usuários estão cadastrados para utilização do sistema.
Uma das vantagens do SEI é a padronização de todos os processos dentro do site, por meio do “Plano de Trabalho”, um check list passo a passo para direcionar o usuário a compor cada processo, com modelo de documentos para preenchimento, sem precisar criar do zero.
A Comissão do SEI é formada por 6 membros, que realizaram as etapas de implantação do Sistema em cada Secretaria. A primeira etapa é o treinamento. Após isso, a comissão fica à disposição para dar suporte aos usuários que passaram pela primeira etapa. De acordo com Rita de Cássia Alves, integrante da Comissão do SEI, o suporte é parte principal do processo.
“É o momento em que o servidor está criando aquela conexão com o sistema. A partir daí surgem as dúvidas que eles não tiveram lá no treinamento e nós prestamos esse suporte diariamente a eles, seja presencialmente ou virtualmente”, destaca Rita.
Nos treinamentos, é disponibilizado um passo a passo chamado “Jornada de Treinamento”, um documento de fácil compreensão, similar a um jogo de trilha, que direciona o usuário a um vídeo explicativo, podendo ser acessado quantas vezes for necessário.
A utilização integral do SEI como tramitação de qualquer processo já é realidade em várias Secretarias. O avanço trouxe mais agilidade para o servidor Carlos Henrique Passos, Diretor de Convênios na Seplan, que utiliza a ferramenta desde outubro do ano passado.
“Um dos pontos mais positivos do SEI é a questão da praticidade, onde as informações estão concentradas em um só lugar, além da melhor comunicação entre os departamentos e padronizar todos os documentos. Antes, os processos tinham um pouco de demora no fluxo entre as Secretarias, chegando a demorar de dois a três dias. Mas com esse novo sistema, a comunicação passou a ser muito mais eficaz”, elogia o servidor.
Além disso, Carlos enfatiza a importância do treinamento obtido pela equipe de comissão.
“Foi realizado de forma excelente, onde eles abordaram todas as ferramentas do sistema, pois de nada valeria a gente ter acesso sem o treinamento correto”, complementa.
O SEI
Idealizado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região em 2009, o Sistema Eletrônico de Informações é utilizado por todas as esferas do Governo Federal como principal ferramenta de tramitação de processos e faz parte do Processo Eletrônico Nacional (PEN), que busca disponibilizar e unificar as informações em tempo real, tornando-se o meio principal de tramitação de documentos, eliminando o uso do papel. Vale ressaltar que a plataforma é totalmente gratuita para o Poder Público Municipal.
Conheça mais sobre o Sistema Eletrônico de Informações:
Texto: Sávio Calvo
Fotos: Secom
